“Non c’è mai una seconda occasione per fare una buona prima impressione”. Oscar Wilde
Questa frase vale per le persone, ma vale anche per le organizzazioni!
La prima impressione conta, anche per il datore di lavoro. I primi giorni e le prime settimane del neoassunto, all’interno della sua nuova azienda, rappresentano un momento cruciale per il suo percorso futuro.
L’86% dei nuovi dipendenti decide se rimanere all’interno dell’organizzazione nei primi mesi di lavoro, un periodo cruciale per la loro scelta di permanenza. Programmi di onboarding efficaci, che permettano ai neoassunti di sentirsi accolti, supportati e nelle condizioni di raggiungere obiettivi fin da subito, possono avere un impatto significativo sulla loro fidelizzazione.
Questa fase iniziale influenzerà il loro percorso professionale e avrà un impatto significativo non solo sulla permanenza in azienda, ma anche sul grado di coinvolgimento, sulla fidelizzazione e sulle performance.
In un contesto aziendale sempre più competitivo, l’attenzione al processo di onboarding sta diventando una priorità strategica per molte organizzazioni. Un programma di onboarding strutturato non solo facilita una rapida integrazione dei nuovi collaboratori, ma apporta anche benefici tangibili all’intera azienda. Investire in un percorso di onboarding pianificato con cura è quindi essenziale per garantire il successo e la crescita sostenibile dell’organizzazione nel lungo termine.
L’importanza del processo di onboarding
Secondo una ricerca di Brandon Hall Group, le organizzazioni con un solido processo di onboarding migliorano la fidelizzazione dei nuovi assunti dell’82% e ne aumenta la produttività di oltre il 70%.
La scarsità di talenti e l’elevato turnover sono tra le maggiori sfide che le organizzazioni devono affrontare, quindi è importante coinvolgere e fidelizzare i collaboratori fin dal primo giorno e un processo di onboarding solido può aiutare l’azienda a raggiungere questo obiettivo.
Una ricerca del Wynhurst Group ha rilevato che i nuovi assunti che completano un processo di onboarding hanno il 58% in più di probabilità di rimanere in azienda per almeno tre anni se hanno avuto un’esperienza di onboarding positiva. A questo si aggiungono evidenti benefici sul tasso di turnover, la cui riduzione significa risparmiare sui costi di recruiting e formazione, aumentando allo stesso tempo la stabilità e la continuità all’interno dell’azienda.
Un altro studio pubblicato sull’Academy of Management Journal ha rilevato che i nuovi dipendenti che non ricevono le giuste indicazioni e il supporto necessario nei primi 90 giorni difficilmente superano i quattro mesi di lavoro. Considerato l’investimento significativo necessario per assumere e formare un nuovo dipendente, il mancato inserimento corretto rappresenta un costo elevato per l’azienda, sia in termini economici che di risorse umane. Fornire un adeguato supporto iniziale può quindi fare una grande differenza nella stabilità e nella produttività a lungo termine dell’organizzazione.
Questo è ancora più rilevante soprattutto se si considera che sempre più persone sono meno propense a rimanere in un posto di lavoro a lungo termine come abbiamo già avuto modo di sottolineare nei precedenti numeri di SEEDS.
Infatti, in base ad una ricerca di Glassdoor:
- i collaboratori che hanno valutato la loro esperienza di onboarding come “altamente efficace” hanno una probabilità 18 volte maggiore di sentirsi fortemente impegnati nei confronti dell’azienda;
- il 91% delle persone che hanno svolto un onboarding strutturato ha avvertito una forte connessione con il proprio lavoro;
- l’89% dei neoassunti che hanno effettuato un onboarding efficace si è sentito fortemente integrato nella cultura aziendale;
- il 49% delle persone che hanno seguito un buon processo di onboarding ha riferito di aver contribuito al lavoro del proprio team entro la prima settimana.
Questi dati si scontrano tuttavia con l’evidenza: secondo una ricerca di Aberdeen Group solo il 32% delle aziende implementa in modo ufficiale e formalizzato un processo di onboarding strutturato.
From YES to DESK
L’onboarding è un processo complesso e con molte sfaccettature, che esige cura e attenzione e non va per alcuna ragione svenduto come il disbrigo di alcune pratiche burocratiche. Infatti, oltre alla firma dei documenti di assunzione e al semplice benvenuto ai nuovi collaboratori, coinvolge aspetti emotivi e relazionali che possono favorire il senso di appartenenza e un rapido adattamento alla cultura, ai processi ma anche ai riti di un’azienda.
Un elevato livello di coinvolgimento si traduce in una maggiore motivazione, creatività e dedizione al lavoro, contribuendo a creare un clima aziendale positivo e produttivo. In altre parole, l’effetto di questo approccio è strettamente correlato al benessere della persona neoassunta, che si sentirà accolta, inclusa e valorizzata sin dai primi giorni.
Quali sono le componenti chiave di un onboarding efficace?
Indipendentemente dalle soluzioni tecnologiche su cui oggi si può fare leva per un onboarding digitale o “blended” (pensiamo al ruolo della AI generativa in merito), nella nostra esperienza, basata sui numerosi progetti, un processo di onboarding strutturato “per la persona” dovrebbe articolarsi nelle seguenti fasi e in un arco temporale che può durare circa 90 giorni.
1. Pre-onboarding
Questa è la fase in cui la persona accetta l’offerta di lavoro e l’azienda ne prepara l’arrivo inviando i documenti necessari e un messaggio di benvenuto, fornendo una chiara roadmap di quali saranno le attività delle prime settimane.
Sebbene in questa fase il nuovo dipendente non sia ancora entrato in azienda, è buona prassi:
- iniziare a prendere contatti per sbrigare le pratiche burocratiche;
- fornire indicazioni pratiche sulla sede di lavoro e il processo di inserimento;
- iniziare a predisporre gli strumenti necessari al neoassunto;
- condividere la cultura aziendale o conoscenze essenziali.
In questa prima fase, l’obiettivo infatti è quello di far percepire al neoassunto che l’azienda ha a cuore le sue persone e si impegna a farle sentire le benvenute. Sin dal primo momento, inoltre, può essere un ottimo modo per alleviare eventuali ansie o preoccupazioni dettate dal nuovo percorso intrapreso.
2. Onboarding
Questa fase coincide con le prime settimane di lavoro della persona neoassunta in cui è cruciale farla sentire subito a proprio agio ed evitare spaesamento.
A questo proposito, è utile:
- accogliere il neoassunto e presentargli il team e i membri chiave dell’organizzazione;
- organizzare un tour dell’azienda per familiarizzare con l’ambiente;
- introdurre il neoassunto alla cultura aziendale, condividere valori, pratiche e modalità di lavoro e collaborazione del nuovo posto di lavoro;
- vedere insieme tutti gli aspetti inerenti alle politiche aziendali e alla cultura organizzativa;
- svolgere la formazione di base (es. sicurezza) e quella sui principali processi aziendali.
Questa seconda fase ha lo scopo di aiutare la persona neoassunta ad orientarsi nel nuovo ambiente, capire come funzionano le cose e chiarire eventuali dubbi su ciò che l’azienda si aspetta in termini di prestazioni e obiettivi di medio – lungo termine ma anche conoscere quali supporti l’azienda mette in campo per il raggiungimento di questi suoi obiettivi. La chiarezza e la trasparenza delle reciproche aspettative consentiranno al neoassunto di muovere con sicurezza i primi passi nella sua nuova posizione lavorativa. Allo stesso modo, conoscere e condividere i principi della cultura aziendale consentirà alla persona di comprendere come impostare le relazioni con i colleghi.
3. Post–onboarding
Per garantire che l’esperienza della persona neoassunta continui positivamente anche dopo il periodo di inserimento, è necessario continuare ad investire sulla sua crescita e sul suo benessere.
Per questo motivo, è opportuno:
- discutere, con cadenza periodica, gli obiettivi personali e professionali del lavoratore;
- monitorare le prestazioni e fornire feedback regolare;
- predisporre piani di formazione permanente.
Questa è la fase in cui monitorare la buona riuscita dell’inserimento in azienda e sul ruolo specifico (induction) questo può avvenire attraverso incontri periodici con l’HR ma anche con il proprio manager, durante i quali si richiedono feedback sul processo di integrazione e si identificano eventuali bisogni o necessità. Questo tipo di monitoraggio permette di apportare miglioramenti al processo di onboarding e di garantire un adeguato supporto alla persona.
Onboarding e Academy Aziendali
Il definitivo affermarsi del paradigma della “learning organization”, in cui i processi di generazione e condivisione di nuova conoscenza e sviluppo di competenze diventano la fonte primaria di vantaggio competitivo, anche la domanda di sviluppo e formazione professionale delle persone in ottica di futura employability, deve mettere al centro dell’attenzione le persone. Per questo assumono una fondamentale importanza le Academy Aziendali, di cui abbiamo già parlato in una precedente newsletter di SEEDS.
Qui vogliamo ribadirne la rilevanza rispetto al processo di onboarding, in cui possono svolgere un ruolo importante di accoglienza e sviluppo professionale della persona che entra in azienda, non solo agendo da catalizzatore dei valori della cultura organizzativa, ma strutturando percorsi formativi di “induction” che rispondano a specifici bisogni tecnici e professionali legati al ruolo che la persona è chiamata a ricoprire all’interno dell’azienda.
In questo senso, un’Academy aziendale strutturata per famiglie professionali, fornisce al neoassunto un percorso formativo e di crescita finalizzato all’acquisizione delle competenze necessarie allo svolgimento del proprio lavoro in linea con le esigenze dell’azienda.
Completano l’offerta dell’Academy le iniziative di tutorship e orientamento durante tutto il processo di onboarding, coinvolgendo sia i colleghi più senior (onboarding buddy) sia i manager di business per contestualizzare l’apprendimento, ottenere feedback sulla performance, celebrare i successi ma anche costruire una rete di relazioni all’interno dell’azienda che favorisca l’integrazione e il continuo supporto nel contesto lavorativo.
In sintesi, il processo di onboarding richiede tempo, risorse e pazienza ma l’investimento vale lo sforzo organizzativo.
Se vuoi approfondire i temi dell’onboarding e della progettazione di Academy aziendali, i nostri esperti sono a tua disposizione.
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Alla prossima puntata! Stay tuned!